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正確的態(tài)度和嚴(yán)肅性是檔案整理中不可或缺的

檔案具有政治性保密性特點(diǎn)。為了突出檔案工作嚴(yán)肅性,在前期整理工作中,整理人員要保持正確的態(tài)度,工程檔案整理方案,認(rèn)真核對各項(xiàng)內(nèi)容,工程檔案整理,如拆除裝訂、實(shí)體檢查及數(shù)量清查等。其中的拆除裝訂工作,是提高數(shù)字化效率的關(guān)鍵,但值得注意的是,如果紙張較為脆弱、過薄,可以不拆除。實(shí)體檢查主要是核對檔案內(nèi)容是否完整,是否存在缺漏頁現(xiàn)象。數(shù)量清查可以按照目錄進(jìn)行,工程檔案整理流程,確保數(shù)據(jù)庫中的各個(gè)條目對應(yīng)要素與實(shí)體相符合。如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,應(yīng)立即糾正。

檔案的裝訂是檔案整理重要的內(nèi)容之一

檔案裝訂工作的重要性不容忽視。紙質(zhì)文書檔案作為重要的原始憑證,其整理和保管在檔案管理中至關(guān)重要,其中檔案裝訂工作是檔案整理中重要的內(nèi)容之一。由于檔案分類、內(nèi)容不同,其裝訂方法也應(yīng)有所差異,主要包括了獨(dú)立裝訂和混合裝訂的方式在實(shí)際整理過程中,工程檔案整理軟件,工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況,選擇合理的裝訂方式。另外為了提高后期檔案查閱效率,應(yīng)將完成裝訂的相關(guān)檔案放置在同一個(gè)類目中進(jìn)行保管。

檔案整理時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況靈活針對性處理

在進(jìn)行檔案級整理時(shí),通常根據(jù)檔案管理的文件要求,分別按照產(chǎn)品型號、編號、項(xiàng)目、設(shè)備型號等分類對這幾類檔案進(jìn)行整理,但在具體的整理工作中,常會遇到某一產(chǎn)品、某一設(shè)備、某一項(xiàng)目的資料不全,甚少的情況如仍按照上述要求進(jìn)行分類,會導(dǎo)致檔案子類目數(shù)量不斷增加,數(shù)量過多影響檔案信息的查找和管理,反而人為地增加了檔案管理的復(fù)雜性。

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