檔案數(shù)字化加工
操作步驟
1、首先查看檔案有無編寫頁碼,如果已編寫頁碼(需確認(rèn)是否重新編碼),如不再重新編碼,圖書館掃描服務(wù),則需要檢查頁碼有無漏編、重編;
2、件級檔案編碼,以件為單位,從1開始編碼,圖書館掃描方案,編寫在頁面、正面的右上角或背面左上角空白位置,編完一件后請調(diào)整號碼機(jī)繼續(xù)以1開始編碼;
3、調(diào)打碼機(jī):
(1)調(diào)號碼機(jī):將號碼機(jī)倒立并將 “開關(guān)”字樣面向自己,摁住打碼機(jī)底座用力向下壓住將號碼與底座齊平;
(2)左手壓住號碼機(jī),右手持號碼筆向前撥動號碼至0;
4、打碼:確定一個原則即碼號的位置應(yīng)在裝訂邊對面。打碼機(jī)“開關(guān)”字樣正對向自己,右手抓握打碼機(jī),左手大拇指向上翻動檔案的右下角,北京圖書館掃描,左手食指與中指夾壓大拇指翻上來的檔案,右手持打碼機(jī)在檔案右上角空白處開始打碼,頁碼位置在每頁文件的右上角(背面左上角)空白處;
檔案數(shù)字化加工的制作途徑是什么?
對于待加工的檔案,圖書館掃描公司,要制作電子目錄。制作的途徑有兩種:
(一)使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能,進(jìn)行目錄制作。
(二)使用Excel 表格方式制作,目錄模板可以使用《檢察機(jī)關(guān)檔案目錄模板》文檔。
如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄,要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象,找出錯誤并修正。并修改成與《檢察機(jī)關(guān)檔案目錄模板》類似的字段標(biāo)準(zhǔn)。
檔案數(shù)字化加工
采用手工錄入的方式;以軟件校對和打印輸出、比照校對相結(jié)合,錯誤率在萬分之二以下.案卷目錄和卷內(nèi)目錄按照檔案的原始數(shù)據(jù)錄入。卷案目錄和卷內(nèi)目錄的樣式經(jīng)用戶同意可做相應(yīng)調(diào)整。對檔案目錄數(shù)據(jù)修改和補(bǔ)充的數(shù)據(jù),須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內(nèi),卷內(nèi)目錄及其他不全的需補(bǔ)充完整;裝訂案卷應(yīng)保證裝訂牢固,案卷整齊,卷內(nèi)材料不松動,脫落,保持與原案卷一致。
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